Plantas da edificação e demais documentos dos prédios

Por Rodrigo Azevedo

A vida documental do condomínio é um importante indicador da saúde e organização da gestão. Um bom síndico sabe que o condomínio gera tantos documentos quanto uma empresa, e essa papelada toda precisa ser bem guardada, de maneira segura, organizada e acessível.

Administradora e condomínio, na prática, dividem a guarda dos documentos dos prédios. Mas a responsabilidade direta é do síndico. É o síndico, na qualidade de representante legal do condomínio, o responsável de fato. Ele deve conhecer a documentação e decidir onde o acervo físico deverá permanecer. E mesmo transferindo os cuidados dessa guarda documental à sua administradora, o síndico continua responsável pelos documentos.

Mesmo na era digital, são muitos documentos físicos que seguem sendo gerados e precisam de cuidados, armazenamento e organização, sendo os mais comuns: apólices de seguro de Vida dos funcionários, DARFs, GFIPs e DIRFs; originais assinados das folhas de pagamento, do ponto, bem como os prontuários dos funcionários; laudos PPRA e demais inspeções e certificados como o AVCB e as taxas dos elevadores; recibos de Vale Transporte, benefícios e principalmente dos EPI entregues regularmente aos trabalhadores do condomínio; e por fim, mas não menos importante, o Regulamento Interno e a Convenção, livro de ocorrências, as pastas de prestação de contas, contendo os extratos bancários e as atas dos livros de assembleia com os devidos registros em cartório.

Não é pouca coisa. Mas essa lista sequer menciona um dos documentos mais requisitados pelos moradores e fornecedores em face à necessidade de reformas ou manutenção: as plantas construtivas ou de infraestrutura da edificação. Em geral são documentos de grande formato, sendo que alguns medem mais de um metro de largura. As plantas localizam toda a parte hidráulica, elétrica e estrutural da edificação.

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Rodrigo Azevedo é habilitado pela Assosindicos-SP como Síndico Profissional, exerce a atividade desde 2013. Passou por empresas como Grupo Hitachi e Telefonica / Vivo. Como jornalista focado do setor condominial, ministra cursos e palestras, atendendo clientes em quatro estados. É administrador de empresas, especializado em gestão empresarial.